Hogyan dolgozzunk hatékonyabban?

Sokan alkalmasak a rendszeres túlórázásra, anélkül, hogy akár rövid-, akár középtávon romlana a teljesítményük. Ez azonban nem lehet cél, hiszen az emberi szervezet, mint erőforrás nem skálázható a végtelenségig. Ebből fakadóan egyrészt megkerülhetetlen, másrészt pedig motiválóbb is, ha az elvégzett munka mennyisége helyett annak hatékonyságára próbálunk meg összpontosítani.

Bízz meg mást a munkával!

Nem, nem a munkakerülés klasszikus formájára gondolok, amikor egy adott ember minden feladatot letol magáról, hanem arra, amikor belátja az illető, hogy mi az, amit még el tud végezni határidőn belül, és mi az, amit már nem.
Sokan szeretnek azzal dicsekedni, hogy mekkora munkabírással rendelkeznek, de ettől még nekik is megvannak a határaik, és könnyen előállhat a közhelyes "sokat akar a szarka, de nem bírja a farka" szituáció. A legfontosabb az, hogy amint hozzánk kerül egy feladat, végezzünk egy gyors becslést: figyelembe véve a többi elfoglaltságunkat, el tudjuk végezni határidőre? Ha nem, akkor ki lenne képes rá?
Akár tetszik, akár nem, ha hagyjuk, hogy csak egy kicsit is feltorlódjanak a feladataink, előbb-utóbb elkezdünk csúszni velük, aminek jó eséllyel az lesz a vége, hogy némelyikhez hozzá se tudunk majd fogni határidőn belül. Tekintsünk úgy a feladatok átruházására, mint egy hatékony munkaszervezési eszközre!

Minimalizáljuk a megbeszélések számát

Persze, a megbeszélés sokszor lehet hasznos, ez vitathatatlan, de a tapasztalat mégis azt mutatja, hogy a legtöbben hajlamosak átesni a ló túloldalára, pláne, ha a szervezeti kultúra részei az egymást érő találkozók.
A legfontosabb kérdés, amit egy megbeszélés szervezése előtt fel kell tenni magunknak: nélkülözhetetlen ez az előrehaladáshoz? Ha a válasz "nem", akkor nincs miről beszélni. Ha mégis muszáj megtartani, akkor viszont legyünk felkészültek. Ne ott kotorásszunk anyagok után, és mindenképp legyen egy pontos tervünk, amin végig tudunk haladni pontról-pontra. Minden megbeszélés koporsójába az utolsó szöget az üresjáratok verik be, amikor a legelhivatottabb emberek is elkezdik nyomkodni unalmukban a telefonjaikat.

Koncentráció, koncentráció, koncentráció

Közhelyes ez is, mégis probléma: a figyelem nem párhuzamosítható a végtelenségig. Zenét ugyan sokan tudnak hallgatni munkavégzés közben is, de egyszerre két problémám már nem lehet eredményesen agyalni. Sőt, nem csak párhuzamosan nem működik a dolog, hanem szekvenciálisan sem, ha gyorsan váltogatjuk a témát.
Nem kell tehát minden ad hoc megkeresésre igent mondanunk az irodában, ne fogjunk bele mindig egy n+1. dologba, nyugodtan mondjuk azt, hogy "most nem érek rá, később térjünk vissza a problémára"! Az egyes feladatokat ezáltal gyorsabban, és hatékonyabban fogjuk elvégezni, hiszen csak az adott problémára kell koncentrálunk.

Nektek van valami bevált módszeretek?