4 tipp a tökéletesebb meetingekhez

Délután 5 óra van, épp most tartasz visszafelé az asztalodhoz 8 órányi megbeszélés után, hogy elkezdhess dolgozni, és ha szerencséd van, akkor még az ebéded se ette meg senki a közös hűtőből. Ismerős? Bizonyára sokaknak igen, hiszen a legtöbb munkahelyen sajnos a meeting szó lassan a soha véget nem érő pénzégetés szinonimája lesz, pedig néhány dolgot szem előtt tartva hatékonyak maradhatunk. Ezekből választottuk ki az általunk legjobbnak tartott négyet.

A kép forrása: Meetings Mag

Az egymást érő megbeszélések

Amikor azért kell sietni az egyik meetingről, hogy a következőről csak 5 percet késsünk, akkor az nyilvánvalóan nem jó. Egyrészt azért, mert nincs ember a Föld kerekén, aki a második ilyen után is képes lesz figyelni, másrészt pedig azért, mert a késők miatt eleve egy kaotikus helyzetből kell "megmenteni" a találkozót. Ezekből kiindulva előfordulhat, hogy néhány megbeszélésen nem is jut idő mindenre, és akkor jön a legrosszabb: szervezni kell még egy találkozót...

A megoldás pofonegyszerű: 15 perccel hosszabbra kell szervezni a találkozókat. Természetesen ebben az esetben nem kötelező kitölteni a plusz intervallumot, így mindenkinek marad ideje arra, hogy odaérjen a következő megbeszélésre (esetleg még át is fussa újra a tematikát), vagy igyon egy kávét.

A meetingek csoportosítása

Az egyszerű problémák megoldására elég lehet egy 30, vagy akár egy 15 perces megbeszélés is, de mi a helyzet a komplexebb, több területet érintő problémákkal, vagy egy nagyobb zöldmezős projekttel, ahol megkerülhetetlen, hogy több találkozót szervezzünk?
A jó hír, hogy ezt is lehet okosan csinálni: érdemes csoportokat képezni a meetingekből (természetesen az előbbi pontban ismertetett 15 perces szabály betartásával), hogy a releváns témák egymást kövessék.
Ennek a módszernek van egy másik nagy előnye is: ha nem csak a témák mentén tömbösítjük a találkozókat, hanem pl. megállapodunk abban, hogy délutánra nem lehet megbeszélést szervezni, akkor megelőzzük a munkanapok szétszabdalását is, amivel jelentősen növelhetjük a produktivitást.

Ki nélkülözhetetlen, és ki nem?

"Ugyan mit keresek én itt!?!?!" - hangzik el sokszor a kérdés az emberek fejében egy meeting felénél járva. Vannak kollégák, akik kényszeres megbeszélők: ha szerveznek egy találkozót (a haladás illúziójába ringatva magukat), akkor arra meghívják az összes munkatársukat, plusz a távolabbi rokonaikat is. Véleményem szerint kevés, ennél demotiválóbb húzás létezik az irodai környezetben, hiszen ilyenkor nem, hogy nem érvényesül a több szem, többet lát elv, hanem pont fordítva sül el a dolog.
A megoldás: azon túl, hogy kétszer is meggondoljuk, hogy kiket kell meghívnunk, differenciáljuk a résztvevő személyeket az alapján, hogy mennyire fontos a személyes jelenlétük, és aki nem kulcsember, annak ajánljuk fel, hogy vagy csak a találkozó egy részén legyen jelen, vagy eleve virtuális formában (telefon, VOIP) vegyen részt.

Legyen terv, és legyen eredmény

Nem túl szívderítő, ha a meeting szervezője az első 10 percben azzal van elfoglalva, hogy a belső hálón keresgél fájlokat, vagy az Outlookban pörgeti át a leveleit, és mindezt a projektoron figyelemmel is kísérhetjük. Hasonlóan borzasztó, amikor menet közben kell kitalálni, hogy mi is a megbeszélés scope-ja.
Ezeket elkerülendő, rettentően fontos, hogy legyen egy tervünk (amit szét is küldhetünk a résztvevők között), ha megbeszélést szervezünk, és ne csak ad hoc módon próbáljuk kitalálni, hogy miről is szeretnénk beszélni.
Ez azonban önmagában még nem elég! A teljes megbeszélés felesleges, ha a nyomán nem fogalmazódnak meg következő lépések, feladatok: fontos, hogy ezekhez a jövőbeli lépésekhez felelőst, és határidőt is rendeljünk, így tisztán, és világosan látszódik majd, hogy egy adott meetingnek mi lett az eredménye.

Nektek milyen hasznos tippetek, vagy esetleg rossz tapasztalatotok van a témában?